Administração do tempo e organização pessoal: poderosas ferramentas de trabalho e produtividade.

"Aqueles que fazem o pior uso de seu tempo são os primeiros a reclamar que o tempo é curto" (Jean de La Bruyère)

Método GTD

Por que será que existem pessoas que precisam de dois dias para executar tarefas que outras fariam em meio dia? Algum segredo? Absolutamente nenhum, a diferença é que existem pessoas que aprenderam a se organizar e administrar o seu tempo da maneira correta sem o mínimo estresse. Administrar, neste caso significa criar! Sim, somente você é quem pode criar o seu próprio tempo da melhor maneira possível.

A equação administração do tempo mais organização pessoal resulta em produtividade efetiva sem estresse. Uma pessoa que sabe administrar e criar o seu tempo é naturalmente organizada, do mesmo modo que uma pessoa organizada tem o tempo sob seu total controle. Não existe nenhuma fórmula mágica, basta ter disciplina para seguir alguns critérios, e adotar um ou mais métodos disponíveis de organização pessoal e administração do tempo.

Não é minha intenção ensinar como ser uma pessoa organizada e ter o controle do tempo. Para isso, apresento algumas sugestões e métodos infalíveis que eliminam de vez a procrastinação de maneira divertida, melhorando a produtividade em todos os aspectos pessoais.

Dos métodos disponíveis, um dos melhores e mais divertidos que temos é o conhecido GTD (Getting Things Done), que eu mesmo utilizo há anos, criado pelo consultor David Allen. O método foi publicado em livro traduzido no Brasil com o título de “A Arte de Fazer Acontecer”, editora Campus.

Recomendo fortemente a sua leitura! Após o contato com o método GTD, a pessoa nunca mais será a mesma. Vale tanto para aqueles que ainda não são organizados, bem como para aqueles que já o são e somente vão se aperfeiçoar ainda mais.

Organizer Filofax

É fundamental a utilização de alguns acessórios, tais como: uma agenda tipo organizer (recomendo a da marca Filofax ou similar), pelo menos um caderno de anotações (do tipo Moleskine), canetas coloridas, um pequeno arquivo com pastas, uma bandeja de entrada e se possível ter um espaço físico em casa, uma estação de trabalho, digamos assim, com uma mesa escrivaninha simples. E para o smartphone, um aplicativo que funciona como uma poderosa agenda, indico o Evernote, disponível gratuitamente para download. 

Grosso modo, o objetivo é limpar a "memória RAM" de seu cérebro dos compromissos assumidos a curto, médio e longo prazo e passá-los todos para listas de prioridades. Estas vão para a caixa de entrada e serão processadas na seguinte equação: “fazer, delegar, adiar”.  Por isso, a utilização dos acessórios citados é necessária, principalmente o local reservado em casa para esse fim.

Moleskine

Outro excelente método que indico além do GTD, e que pode ser usado paralelamente é o Bullet Journal, criado pelo designer americano, Ryder Carrol. O lema é: “acompanhar o passado, organizar o presente e planejar o futuro”, utilizando anotações e símbolos. Tudo que é preciso é de um bom caderno e de algumas canetas coloridas.  Há diversos sites que ensinam como fazê-lo, além do próprio site do Bullet Journal. A revista Galileu fez uma interessante matéria a respeito e fornece um belo tutorial sobre como começar o seu bullet journal.

Bullet Journal

Ambos os métodos que apresentei, GTD, Bullet Journal e mais o aplicativo Evernote são métodos muito eficazes, divertidos (para alguns chega a ser um hobby) e que trarão enorme prazer em praticá-los. Pode se escolher qualquer um deles ou utilizá-los conjuntamente.

A organização pessoal, quanto o controle do tempo são poderosas ferramentas tanto na vida profissional, sobretudo no ambiente de trabalho, mas que também se estendem perfeitamente à vida pessoal de cada um, resultando em melhor qualidade de vida, produtividade efetiva sem estresse, conforto e mais tempo livre para o lazer.

Fim da procrastinação! Não adie mais, comece agora. Faça!