Organização, Gerenciamento de Tempo e Produtividade

Matriz de Eisenhower

Não existem mágicas, truques, macetes ou segredos, o que existem sim são métodos, técnicas e ferramentas bem estudadas e aplicadas na vida profissional e também na pessoal para que metas e objetivos sejam alcançados sem estresse e sem caos. Seja lá em qualquer atividade que o profissional atue, como empregado, empregador ou profissional liberal, esses três itens, organização, gerenciamento do tempo e produtividade estão absolutamente conectados.

Não me recordo quem disse essa frase, mas achei muito pertinente: “o tempo não passa, ele é estático, nós é que passamos por ele”. Isso significa que temos que ter o tempo sob nosso controle, para isso precisamos alocar esse tempo na medida de nossas necessidades, porém isso só é possível se adotarmos um método de organização. Precisamos então de ferramentas para isso, vamos falar um pouco sobre algumas delas.

As ferramentas as quais me refiro são os métodos de organização, produtividade, e efetividade, elaborados estrategicamente para serem aplicados tanto na vida social quanto na vida profissional para se obter um patamar satisfatório de produtividade eficiente. Apresentarei aqui cinco métodos mais utilizados e que são os favoritos dos profissionais que atuam nos departamentos das empresas, sobretudo do setor administrativo:

GTD (Getting Things Done) – sistema de gerenciamento de tempo e produtividade criado pelo consultor empresarial David Allen.

Matriz de Eisenhower – método criado por Stephen Coven em seu livro “Os Sete hábitos das Pessoas Altamente Eficazes” e tem como objetivo a organização de rotinas através da priorização de tarefas de acordo com o grau de urgência de cada uma. O nome é em homenagem ao presidente dos Estados Unidos, Dwight D. Eisenhower.

Bullet Journal – também conhecido por “Bujo” foi criado pelo designer de produtos digitais, Ryder Carrol. A essência do método é: "Registre o Passado, Organize o Presente e Planeje o Futuro" através de lista de tarefas, agendamentos, brainstormings, etc.

Método Zettelkasten – criado pelo sociólogo alemão Niklas Luhmann, trata-se da organização de temáticas variadas para a gestão do conhecimento pessoal através de um arquivo com fichas (físicas ou digitais). As informações armazenadas ao longo do tempo estabelecerão conexão entre os temas e assim se transformando em outros novos temas indefinidamente.

Matriz de priorização de GUT (Gravidade x Urgência x Tendência). Método criado pelos consultores em gestão empresarial, Charles H. Kepner e Benjamin Tregoe em 1981. O objetivo é a resolução de problemas corporativos utilizando três critérios: gravidade, urgência e tendência.

Cada gerente de departamento pode utilizar algumas dessas ferramentas (ou outras mais) de acordo com as necessidades que as próprias funções do setor exigir. Alguns desses métodos se encaixam no setor Financeiro, outros em Recursos Humanos e Gestão de Pessoas, outros no setor de Marketing, Desenvolvimento de Projetos e assim sucessivamente. Em qualquer setor de uma empresa ou mesmo na vida pessoal e social há espaço para a aplicação satisfatória de qualquer desses métodos.

Isto posto, é sempre oportuno reiterar que não existem mágicas, truques ou macetes que apresentem resultados de produtividade eficiente, o que existem na verdade são técnicas, ferramentas, métodos desenvolvidos estrategicamente para serem aplicados nas rotinas diárias, pois a produtividade eficiente é a consequência natural da organização e da alocação de nosso precioso tempo.

*As anotações e a Caixa de Ferramentas

Por Sönke Ahrens

“Quando pensamos que estamos fazendo diversas tarefas, o que realmente fazemos é deslocar nossa atenção rapidamente entre duas (ou mais) coisas. E toda mudança drena nossa habilidade de mudar e atrasa o momento em que tentamos nos focar novamente. Tentar fazer múltiplas tarefas nos cansa e diminui nossa habilidade de lidar comais de uma tarefa.” [...]

“Você precisa externar as suas ideias, você precisa escrever. Richard Feynmann enfatiza isso tanto quanto Benjamin Franklin. Se escrevemos, é mais provável compreendermos o que lemos, lembrarmos do que aprendemos e que nossos pensamentos façam sentido. E se nosso estudo, pesquisa ou trabalho já exige a escrita, por que não usá-la para providenciar os recursos de nossas publicações futuras?” [...]

“Faça uma nota e acrescente-a a sua caixa de notas. Ela a aprimora. Toda ideia acrescenta algo ao que pode se tornar uma massa crítica que transforma uma simples coleção de ideias em um gerador de ideias.” [...]

“Se você não escreveu ao longo do caminho, o cérebro de fato é o único lugar ao qual se voltar. Em si mesmo, ele não é uma escolha tão boa: ele não é nem objetivo nem confiável – dois aspectos muito importantes na escrita acadêmica ou de não-ficção. A promoção do brainstorming como ponto de partida é ainda mais surpreendente porque não é a origem da maioria das ideias: as coisas que você deveria encontrar em sua cabeça através do brainstorming geralmente não tiveram sua origem ali. Ao contrário, elas vêm do exterior: através da leitura, das discussões com outros, através de todas as coisas que poderiam ter sido acompanhadas, e frequentemente melhoradas, pela escrita.” [...]

“Para escrever um bom artigo, você precisa apenas reescrever um bom rascunho; para escrever um bom rascunho, você precisa apenas transformar uma série de notas em um texto contínuo. E como uma série de notas é apenas o rearranjo de notas que você já tem na sua caixa de notas, tudo o que você realmente precisa fazer é ter uma caneta na sua mão quando você lê. Se você compreende o que lê e o traduz para o contexto diferente de seu próprio pensamento, materializado na caixa de notas, você poderá transformar as descobertas e pensamentos dos outros em algo que seja novo e seu.” [...]

“Se nós não tentarmos verificar nosso entendimento durante nossos estudos, gozaremos felizes o sentimento de nos tornarmos mais espertos e eruditos, quando na realidade permanecemos tão tolos quanto éramos.” [...]

“Todas as vezes em que lemos alguma coisa, tomamos uma decisão sobre o que vale a pena escrever e o que não vale. Toda vez que fazemos uma nota permanente, também tomamos uma decisão sobre os aspectos de um texto que vemos como relevantes para nosso pensamento a longo prazo e para o desenvolvimento de nossas ideias. Nós constantemente explicitamos como ideias e informação se conectam entre si e as transformamos em conexões literais entre nossas notas. Ao fazer isso, desenvolvemos aglomerados visíveis de ideias, que estão agora prontas para ser transformadas em manuscritos.” [...]

“O objetivo aqui é criar o hábito de pegar caneta e papel sempre que lemos alguma coisa, de escrever os aspectos mais importantes e interessantes. Se conseguirmos estabelecer uma rotina nesse primeiro passo, torna-se muito mais fácil desenvolver a urgência para transformar essas descobertas em notas permanentes e conectá-las a outras notas na caixa de notas.

A Caixa de Ferramentas

“Nós precisamos de quatro ferramentas:

- Algo com o que escrever e sobre o que escrever (caneta e papel bastam)

- Um sistemas de gerenciamento de referências (Zotero, Citavi ou a sua escolha)

- A caixa de notas (física ou digital)

- Um editor de texto (Word, LaTeX, Google Docs ou o que melhor funcione pra você).

Mais é desnecessário, menos é impossível.” [...]

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*Excertos extraídos do livro "Como Escrever Boas Notas", de Sönke Ahrens, editora Auster, 2023, SP

Funcionária grava sua própria demissão pelo celular e compartilha nas redes sociais

Nos Estados Unidos uma funcionária que foi demitida por vídeo-chamada gravou o momento quando estava sendo demitida da empresa pelos funcionários do RH e publicou nas suas redes sociais. Obviamente que após a publicação o vídeo viralizou pelo mundo todo causando reações das mais diversas. Muitas pessoas solidarizaram com a moça, mesmo porque gravar a própria demissão foi algo praticamente inédito gerando comentários positivos e negativos, sobretudo pelos profissionais que atuam com gestão de pessoas como este que vos escreve. Estamos diante de uma situação em que o privado se tornou público. Vejamos:

Eu sempre escrevi em alguns artigos sobre alguns riscos em que o trabalho em Home-Office está sujeito, principalmente para o empregador. No caso em questão um assunto que é por excelência confidencial e como tal é restrito ao setor de Recursos Humanos de uma empresa acabou se tornando público e revelado. Durante a demissão, a funcionária questiona os motivos de sua demissão e os profissionais do RH (a funcionária não mostrou os rostos deles, apenas ouvimos as vozes de um homem e uma mulher) alegam a baixa produtividade e que ela não atingiu as metas estabelecidas sem entrar em maiores detalhes.

É importante ressaltar que os funcionários do RH não sabiam que estavam sendo gravados e que essa conversa seria revelada ao mundo todo através das redes sociais da funcionária. Compreendo e entendo muito bem os efeitos colaterais e incômodos que uma demissão causam no funcionário, no entanto não podemos nunca transpor os limites da ética, da conduta profissional e do sigilo entre empresa e funcionário.

Em tempos em que a filosofia estoica nunca se fez tão presente, bem como, a postura de resiliência diante de adversidades no ambiente de trabalho, inclusive sempre com a possibilidade iminente de uma demissão, é lamentável a atitude de extrema fragilidade e até mesmo pueril dessa funcionária em não saber lidar com a situação. Atos ou atitudes têm consequências e provavelmente não será fácil para essa moça obter uma colocação no mercado de trabalho, haja vista a sua falta de habilidade em lidar com a sua demissão. A demissão é uma situação em que todos os funcionários estão sujeitos, ela pode ocorrer a qualquer momento e todo funcionário deve estar preparado para aceitá-la.

Vemos também uma falha muito grave e até diletante dessa empresa em não tomar as devidas precauções para proteção de dados e assuntos sigilosos que dizem respeito somente à empresa e aos funcionários. E de novo, o trabalho em Home-Office exige que a empresa disponha de ferramentas que garanta o sigilo de dados e informações. Isso deve estar bem claro em cláusulas contratuais que tratem da fidelidade, lealdade e sigilo entre as partes. Um contrato de trabalho bem feito evita preventivamente situações de vazamento de informações confidenciais e sigilosas e que interessam apenas ao empregado e ao empregador.

Caso a funcionária trabalhasse pelo sistema presencial certamente ela não poderia gravar a sua demissão, haja vista a proibição que funcionários portem celular nas dependências da empresa e seus departamentos justamente para a proteção de dados e informações sigilosas. Pelo menos, a maioria das empresas não permite o uso do celular durante a jornada de trabalho por motivos óbvios.

Por esse e outros motivos é que atualmente muitas empresas estão mudando a postura com relação ao trabalho remoto e apostando mais no retorno de seus funcionários para o sistema presencial. Algumas cortaram totalmente o trabalho remoto, outras optaram por um sistema híbrido no qual o funcionário trabalha em Home-Office apenas um ou dois dias na semana dependendo do cargo que ele ocupa na empresa.

No mais, quando o funcionário adentra nas dependências da empresa para cumprir a sua jornada de trabalho, ainda que seja terceirizado, ele deixou a sua vida privada do lado de fora. Tudo que se passa entre o funcionário, superiores ou subordinados não pode ser revelado e caso o funcionário quebre algum sigilo, ele será enquadrado no artigo 482, alíneas “a”, “b” ou “g”, da CLT, depende do grau de sigilo que foi vazado. Portanto, gravar a própria demissão ou qualquer outra situação nas dependências da empresa, o funcionário vai sair mal na fita, responder processo criminal e a sua carreira profissional poderá estar comprometida para sempre, sem retorno.

Leitura Recomendada: Como Escrever Boas Notas (Sönke Ahrens) - Apresentando o Método Zettelkasten

“Nada nos motiva mais do que a experiência de nos tornarmos melhores naquilo que  fazemos.” (Sönke Ahrens)

Diga adeus à página em branco, seja ela física ou digital, pois finalmente foi traduzido para nós o imperdível e obrigatório livro “Como Escrever Boas Notas”, do pesquisador nas áreas da Educação e Ciências Sociais, professor em Filosofia da Educação e coach, Sönke Ahrens. Ele nos apresenta nesta prestimosa obra de maneira muito prática o famoso método Zettelkasten que foi desenvolvido pelo sociólogo alemão Niklas Luhmann. Esse livro é destinado a todo profissional que precisa elaborar textos, artigos, papers, ensaios, peças jurídicas, etc., tais como, gerentes de projeto, gestores, publicitários, profissionais de comunicação, professores, advogados, pesquisadores, escritores, etc.

Niklas Luhmann (1927-1998) foi um sociólogo alemão que escreveu mais de 50 livros sobre diversos temas, entre os quais, política, arte, economia, religião e comunicação tendo como elemento central de sua obra A Teoria Geral dos Sistemas Sociais. Essa diversidade de assuntos fez com que Luhmann desenvolvesse um interessante e organizado sistema de anotações que denominou “Zettelkasten” (caixa de fichas ou cartões). Trata-se de um sistema composto por um arquivo contendo três tipos de fichas denominadas: Notas Rápidas, Notas Literárias ou de Literatura e Notas Permanentes. Grosso modo funciona assim:

Notas Rápidas: Captura de insights, informações relevantes, registro instantâneo de ideias que temos no decorrer do dia. Sempre deve ser anotada a data. Essas notas rápidas podem ser registradas também em um pequeno caderno de anotações ou mesmo gravadas no bloco de notas do celular.

Notas Literárias (Notas de Leitura): aqui anota-se as impressões pessoais que temos ao lermos livros, textos, artigos, etc., sempre com as nossas próprias palavras. As referências bibliográficas das fontes também serão anotadas nessa ficha.

Notas Permanentes: teremos aqui fichas por temas de acordo com os interesses de cada um, por exemplo: Filosofia Medieval, História da Ferrovia no Brasil, Botânica, Teoria das Cores, etc. Nessas fichas será anotado o que anotamos nas fichas de notas rápidas e nas fichas de notas literárias. Com o passar do tempo, as informações contidas em cada ficha de cada tema (cada tema poderá ter várias fichas na medida da necessidade) estabelecerão um link ou correlação com temas de outras fichas. Teremos um arquivo infinito de conhecimento que se correlacionam entre si.

Conforme Ahrens nos diz, o nosso cérebro não é uma opção confiável para o  armazenamento de informações, a mente depende de apoios externos, pois nossa memória é limitada e funciona a curto prazo. Portanto, ideias ou insights que temos no decorrer do dia devemos registrar e organizar essa “coleção de ideias” em fichas ou mesmo em algum aplicativo digital de gerenciamento. O propósito é transformar essa coleção de ideias e anotações organizadas em conhecimento permanente para sempre ser consultado na medida em que precisamos escrever artigos, textos, relatórios, ensaios, etc.

Vamos supor que um supervisor de RH receba do diretor da empresa um pedido para apresentar um projeto para a criação de um setor de RH na filial da empresa. Se ele tiver um arquivo organizado, seja físico (de fichas) ou digital, a elaboração desse projeto será muito mais prática e rápida, basta apenas organizar e redigir as anotações que foram meticulosamente registradas nesse arquivo ao longo do tempo. Levando em conta que esse profissional possui um arquivo com temas de RH que se correlacionam, tais como, legislação trabalhista, recrutamento e seleção, cargos e salários, treinamento e desenvolvimento, benefícios, segurança do trabalho, etc.

Ahrens nos alerta que não se trata de colecionar notas isoladas, pois isso não faria sentido, porém criar a longo prazo uma rede de informações que cria conexão com diversas temáticas, ou seja, formar um arquivo permanente de temas que se conectam e sempre revisá-lo. Isso possibilitará observar as diferenças entre conceitos aparentemente semelhantes ou correlação entre ideias aparentemente diferentes.

Há duas opções para a prática do método Zettelkasten: o uso da caixa de fichas para quem tem apreço pelo ato de escrever ou pelo sistema digital através de aplicativos específicos de anotações/conhecimento. Os mais usados são o Obsidian (eu uso este) e o Logseq, ambos gratuitos para uso pessoal. Há quem faça uso de ambos os sistemas, analógicos ou digitais ou seja, as anotações rápidas e as literárias em fichas e depois transcreve essas informações no Obsidian como fichas permanentes. Isso fica a critério de cada um.

Isto posto, o livro "Como Escrever Boas Notas" não é apenas um livro que ensina a registrar boas notas, mas um autêntico método e poderosa ferramenta de produtividade, um mapa de estudo que abre horizontes para o conhecimento nos mais variados temas que se conectam. Como diz o autor Sönke Ahrens, “todo esforço intelectual começa com uma nota”, então deixo aqui a minha pertinente observação: e você leitor, se esse artigo lhe interessou já tomou algumas notas sobre ele? Se não tomou notas, dentro de pouco tempo a sua memória vai apagá-lo e você não se lembrará mais dele, portanto, tenha sempre por perto caneta e papel e anote, registre, anote sempre.