Organização, Gerenciamento de Tempo e Produtividade

Matriz de Eisenhower

Não existem mágicas, truques, macetes ou segredos, o que existem sim são métodos, técnicas e ferramentas bem estudadas e aplicadas na vida profissional e também na pessoal para que metas e objetivos sejam alcançados sem estresse e sem caos. Seja lá em qualquer atividade que o profissional atue, como empregado, empregador ou profissional liberal, esses três itens, organização, gerenciamento do tempo e produtividade estão absolutamente conectados.

Não me recordo quem disse essa frase, mas achei muito pertinente: “o tempo não passa, ele é estático, nós é que passamos por ele”. Isso significa que temos que ter o tempo sob nosso controle, para isso precisamos alocar esse tempo na medida de nossas necessidades, porém isso só é possível se adotarmos um método de organização. Precisamos então de ferramentas para isso, vamos falar um pouco sobre algumas delas.

As ferramentas as quais me refiro são os métodos de organização, produtividade, e efetividade, elaborados estrategicamente para serem aplicados tanto na vida social quanto na vida profissional para se obter um patamar satisfatório de produtividade eficiente. Apresentarei aqui cinco métodos mais utilizados e que são os favoritos dos profissionais que atuam nos departamentos das empresas, sobretudo do setor administrativo:

GTD (Getting Things Done) – sistema de gerenciamento de tempo e produtividade criado pelo consultor empresarial David Allen.

Matriz de Eisenhower – método criado por Stephen Coven em seu livro “Os Sete hábitos das Pessoas Altamente Eficazes” e tem como objetivo a organização de rotinas através da priorização de tarefas de acordo com o grau de urgência de cada uma. O nome é em homenagem ao presidente dos Estados Unidos, Dwight D. Eisenhower.

Bullet Journal – também conhecido por “Bujo” foi criado pelo designer de produtos digitais, Ryder Carrol. A essência do método é: "Registre o Passado, Organize o Presente e Planeje o Futuro" através de lista de tarefas, agendamentos, brainstormings, etc.

Método Zettelkasten – criado pelo sociólogo alemão Niklas Luhmann, trata-se da organização de temáticas variadas para a gestão do conhecimento pessoal através de um arquivo com fichas (físicas ou digitais). As informações armazenadas ao longo do tempo estabelecerão conexão entre os temas e assim se transformando em outros novos temas indefinidamente.

Matriz de priorização de GUT (Gravidade x Urgência x Tendência). Método criado pelos consultores em gestão empresarial, Charles H. Kepner e Benjamin Tregoe em 1981. O objetivo é a resolução de problemas corporativos utilizando três critérios: gravidade, urgência e tendência.

Cada gerente de departamento pode utilizar algumas dessas ferramentas (ou outras mais) de acordo com as necessidades que as próprias funções do setor exigir. Alguns desses métodos se encaixam no setor Financeiro, outros em Recursos Humanos e Gestão de Pessoas, outros no setor de Marketing, Desenvolvimento de Projetos e assim sucessivamente. Em qualquer setor de uma empresa ou mesmo na vida pessoal e social há espaço para a aplicação satisfatória de qualquer desses métodos.

Isto posto, é sempre oportuno reiterar que não existem mágicas, truques ou macetes que apresentem resultados de produtividade eficiente, o que existem na verdade são técnicas, ferramentas, métodos desenvolvidos estrategicamente para serem aplicados nas rotinas diárias, pois a produtividade eficiente é a consequência natural da organização e da alocação de nosso precioso tempo.