Organização, Gerenciamento de Tempo e Produtividade

Não existem mágicas, truques, macetes ou segredos, o que existem sim são métodos, técnicas e ferramentas bem estudadas e aplicadas na vida profissional e também na pessoal para que metas e objetivos sejam alcançados sem estresse e sem caos. Seja lá em qualquer atividade que o profissional atue, como empregado, empregador ou profissional liberal, esses três itens, organização, gerenciamento do tempo e produtividade estão absolutamente conectados.

Não me recordo quem disse essa frase, mas achei muito pertinente: “o tempo não passa, ele é estático, nós é que passamos por ele”. Isso significa que temos que ter o tempo sob nosso controle, para isso precisamos alocar esse tempo na medida de nossas necessidades, porém isso só é possível se adotarmos um método de organização. Precisamos então de ferramentas para isso, vamos falar um pouco sobre algumas delas.

As ferramentas as quais me refiro são os métodos de organização, produtividade, e efetividade, elaborados estrategicamente para serem aplicados tanto na vida social quanto na vida profissional para se obter um patamar satisfatório de produtividade eficiente. Apresentarei aqui cinco métodos mais utilizados e que são os favoritos dos profissionais que atuam nos departamentos das empresas, sobretudo do setor administrativo:

GTD (Getting Things Done) – sistema de gerenciamento de tempo e produtividade criado pelo consultor empresarial David Allen.

Matriz de Eisenhower – método criado por Stephen Coven em seu livro “Os Sete hábitos das Pessoas Altamente Eficazes” e tem como objetivo a organização de rotinas através da priorização de tarefas de acordo com o grau de urgência de cada uma. O nome é em homenagem ao presidente dos Estados Unidos, Dwight D. Eisenhower.

Bullet Journal – também conhecido por “Bujo” foi criado pelo designer de produtos digitais, Ryder Carrol. A essência do método é: "Registre o Passado, Organize o Presente e Planeje o Futuro" através de lista de tarefas, agendamentos, brainstormings, etc.

Método Zettelkasten – criado pelo sociólogo alemão Niklas Luhmann, trata-se da organização de temáticas variadas para a gestão do conhecimento pessoal através de um arquivo com fichas (físicas ou digitais). As informações armazenadas ao longo do tempo estabelecerão conexão entre os temas e assim se transformando em outros novos temas indefinidamente.

Matriz de priorização de GUT (Gravidade x Urgência x Tendência). Método criado pelos consultores em gestão empresarial, Charles H. Kepner e Benjamin Tregoe em 1981. O objetivo é a resolução de problemas corporativos utilizando três critérios: gravidade, urgência e tendência.

Cada gerente de departamento pode utilizar algumas dessas ferramentas (ou outras mais) de acordo com as necessidades que as próprias funções do setor exigir. Alguns desses métodos se encaixam no setor Financeiro, outros em Recursos Humanos e Gestão de Pessoas, outros no setor de Marketing, Desenvolvimento de Projetos e assim sucessivamente. Em qualquer setor de uma empresa ou mesmo na vida pessoal e social há espaço para a aplicação satisfatória de qualquer desses métodos.

Isto posto, é sempre oportuno reiterar que não existem mágicas, truques ou macetes que apresentem resultados de produtividade eficiente, o que existem na verdade são técnicas, ferramentas, métodos desenvolvidos estrategicamente para serem aplicados nas rotinas diárias, pois a produtividade eficiente é a consequência natural da organização e da alocação de nosso precioso tempo.

Organização, Gerenciamento de Tempo e Produtividade

Matriz de Eisenhower

Não existem mágicas, truques, macetes ou segredos, o que existem sim são métodos, técnicas e ferramentas bem estudadas e aplicadas na vida profissional e também na pessoal para que metas e objetivos sejam alcançados sem estresse e sem caos. Seja lá em qualquer atividade que o profissional atue, como empregado, empregador ou profissional liberal, esses três itens, organização, gerenciamento do tempo e produtividade estão absolutamente conectados.

Não me recordo quem disse essa frase, mas achei muito pertinente: “o tempo não passa, ele é estático, nós é que passamos por ele”. Isso significa que temos que ter o tempo sob nosso controle, para isso precisamos alocar esse tempo na medida de nossas necessidades, porém isso só é possível se adotarmos um método de organização. Precisamos então de ferramentas para isso, vamos falar um pouco sobre algumas delas.

As ferramentas as quais me refiro são os métodos de organização, produtividade, e efetividade, elaborados estrategicamente para serem aplicados tanto na vida social quanto na vida profissional para se obter um patamar satisfatório de produtividade eficiente. Apresentarei aqui cinco métodos mais utilizados e que são os favoritos dos profissionais que atuam nos departamentos das empresas, sobretudo do setor administrativo:

GTD (Getting Things Done) – sistema de gerenciamento de tempo e produtividade criado pelo consultor empresarial David Allen.

Matriz de Eisenhower – método criado por Stephen Coven em seu livro “Os Sete hábitos das Pessoas Altamente Eficazes” e tem como objetivo a organização de rotinas através da priorização de tarefas de acordo com o grau de urgência de cada uma. O nome é em homenagem ao presidente dos Estados Unidos, Dwight D. Eisenhower.

Bullet Journal – também conhecido por “Bujo” foi criado pelo designer de produtos digitais, Ryder Carrol. A essência do método é: "Registre o Passado, Organize o Presente e Planeje o Futuro" através de lista de tarefas, agendamentos, brainstormings, etc.

Método Zettelkasten – criado pelo sociólogo alemão Niklas Luhmann, trata-se da organização de temáticas variadas para a gestão do conhecimento pessoal através de um arquivo com fichas (físicas ou digitais). As informações armazenadas ao longo do tempo estabelecerão conexão entre os temas e assim se transformando em outros novos temas indefinidamente.

Matriz de priorização de GUT (Gravidade x Urgência x Tendência). Método criado pelos consultores em gestão empresarial, Charles H. Kepner e Benjamin Tregoe em 1981. O objetivo é a resolução de problemas corporativos utilizando três critérios: gravidade, urgência e tendência.

Cada gerente de departamento pode utilizar algumas dessas ferramentas (ou outras mais) de acordo com as necessidades que as próprias funções do setor exigir. Alguns desses métodos se encaixam no setor Financeiro, outros em Recursos Humanos e Gestão de Pessoas, outros no setor de Marketing, Desenvolvimento de Projetos e assim sucessivamente. Em qualquer setor de uma empresa ou mesmo na vida pessoal e social há espaço para a aplicação satisfatória de qualquer desses métodos.

Isto posto, é sempre oportuno reiterar que não existem mágicas, truques ou macetes que apresentem resultados de produtividade eficiente, o que existem na verdade são técnicas, ferramentas, métodos desenvolvidos estrategicamente para serem aplicados nas rotinas diárias, pois a produtividade eficiente é a consequência natural da organização e da alocação de nosso precioso tempo.

Leitura Recomendada: Como Escrever Boas Notas (Sönke Ahrens) - Apresentando o Método Zettelkasten

“Nada nos motiva mais do que a experiência de nos tornarmos melhores naquilo que  fazemos.” (Sönke Ahrens)

Diga adeus à página em branco, seja ela física ou digital, pois finalmente foi traduzido para nós o imperdível e obrigatório livro “Como Escrever Boas Notas”, do pesquisador nas áreas da Educação e Ciências Sociais, professor em Filosofia da Educação e coach, Sönke Ahrens. Ele nos apresenta nesta prestimosa obra de maneira muito prática o famoso método Zettelkasten que foi desenvolvido pelo sociólogo alemão Niklas Luhmann. Esse livro é destinado a todo profissional que precisa elaborar textos, artigos, papers, ensaios, peças jurídicas, etc., tais como, gerentes de projeto, gestores, publicitários, profissionais de comunicação, professores, advogados, pesquisadores, escritores, etc.

Niklas Luhmann (1927-1998) foi um sociólogo alemão que escreveu mais de 50 livros sobre diversos temas, entre os quais, política, arte, economia, religião e comunicação tendo como elemento central de sua obra A Teoria Geral dos Sistemas Sociais. Essa diversidade de assuntos fez com que Luhmann desenvolvesse um interessante e organizado sistema de anotações que denominou “Zettelkasten” (caixa de fichas ou cartões). Trata-se de um sistema composto por um arquivo contendo três tipos de fichas denominadas: Notas Rápidas, Notas Literárias ou de Literatura e Notas Permanentes. Grosso modo funciona assim:

Notas Rápidas: Captura de insights, informações relevantes, registro instantâneo de ideias que temos no decorrer do dia. Sempre deve ser anotada a data. Essas notas rápidas podem ser registradas também em um pequeno caderno de anotações ou mesmo gravadas no bloco de notas do celular.

Notas Literárias (Notas de Leitura): aqui anota-se as impressões pessoais que temos ao lermos livros, textos, artigos, etc., sempre com as nossas próprias palavras. As referências bibliográficas das fontes também serão anotadas nessa ficha.

Notas Permanentes: teremos aqui fichas por temas de acordo com os interesses de cada um, por exemplo: Filosofia Medieval, História da Ferrovia no Brasil, Botânica, Teoria das Cores, etc. Nessas fichas será anotado o que anotamos nas fichas de notas rápidas e nas fichas de notas literárias. Com o passar do tempo, as informações contidas em cada ficha de cada tema (cada tema poderá ter várias fichas na medida da necessidade) estabelecerão um link ou correlação com temas de outras fichas. Teremos um arquivo infinito de conhecimento que se correlacionam entre si.

Conforme Ahrens nos diz, o nosso cérebro não é uma opção confiável para o  armazenamento de informações, a mente depende de apoios externos, pois nossa memória é limitada e funciona a curto prazo. Portanto, ideias ou insights que temos no decorrer do dia devemos registrar e organizar essa “coleção de ideias” em fichas ou mesmo em algum aplicativo digital de gerenciamento. O propósito é transformar essa coleção de ideias e anotações organizadas em conhecimento permanente para sempre ser consultado na medida em que precisamos escrever artigos, textos, relatórios, ensaios, etc.

Vamos supor que um supervisor de RH receba do diretor da empresa um pedido para apresentar um projeto para a criação de um setor de RH na filial da empresa. Se ele tiver um arquivo organizado, seja físico (de fichas) ou digital, a elaboração desse projeto será muito mais prática e rápida, basta apenas organizar e redigir as anotações que foram meticulosamente registradas nesse arquivo ao longo do tempo. Levando em conta que esse profissional possui um arquivo com temas de RH que se correlacionam, tais como, legislação trabalhista, recrutamento e seleção, cargos e salários, treinamento e desenvolvimento, benefícios, segurança do trabalho, etc.

Ahrens nos alerta que não se trata de colecionar notas isoladas, pois isso não faria sentido, porém criar a longo prazo uma rede de informações que cria conexão com diversas temáticas, ou seja, formar um arquivo permanente de temas que se conectam e sempre revisá-lo. Isso possibilitará observar as diferenças entre conceitos aparentemente semelhantes ou correlação entre ideias aparentemente diferentes.

Há duas opções para a prática do método Zettelkasten: o uso da caixa de fichas para quem tem apreço pelo ato de escrever ou pelo sistema digital através de aplicativos específicos de anotações/conhecimento. Os mais usados são o Obsidian (eu uso este) e o Logseq, ambos gratuitos para uso pessoal. Há quem faça uso de ambos os sistemas, analógicos ou digitais ou seja, as anotações rápidas e as literárias em fichas e depois transcreve essas informações no Obsidian como fichas permanentes. Isso fica a critério de cada um.

Isto posto, o livro "Como Escrever Boas Notas" não é apenas um livro que ensina a registrar boas notas, mas um autêntico método e poderosa ferramenta de produtividade, um mapa de estudo que abre horizontes para o conhecimento nos mais variados temas que se conectam. Como diz o autor Sönke Ahrens, “todo esforço intelectual começa com uma nota”, então deixo aqui a minha pertinente observação: e você leitor, se esse artigo lhe interessou já tomou algumas notas sobre ele? Se não tomou notas, dentro de pouco tempo a sua memória vai apagá-lo e você não se lembrará mais dele, portanto, tenha sempre por perto caneta e papel e anote, registre, anote sempre.