A responsabilidade do setor de RH na gestão documental

Toda empresa, seja de porte pequeno, médio ou grande deveria contar com um departamento próprio de arquivo também denominado Centro de Documentação-CEDOC. Nada mais desagradável e improdutivo do que precisar localizar documentos em cômodos escuros mal iluminados e sem ventilação em meio a caixas empoeiradas de difícil acesso e manuseio. A maioria das empresas de grande porte possui esse departamento, porém, infelizmente nas empresas de pequeno e médio porte dificilmente encontraremos esse setor, tornando o trabalho de quem precisa coletar documentos antigos uma tarefa praticamente impossível. Já tive o desprazer de passar diversas vezes por essa situação constrangedora em alguns clientes e sair desses arquivos (verdadeiros antros de bactéria) todo coberto de poeira.

Eu tinha 16 anos de idade quando fui admitido como assistente de pessoal em meu segundo emprego. Era uma empresa de porte médio, uma destacada companhia de vidros no mercado. Todo funcionário do setor administrativo que era admitido nessa empresa passava por um treinamento em técnicas de arquivo por trinta dias, sendo duas horas de aula por dia no CEDOC/Biblioteca da empresa. O CEDOC era administrado pelo competentíssimo e saudoso mestre bibliotecário, professor Giancarlo que sabia tudo sobre arquivos. Devo a ele tudo que aprendi sobre arquivo de documentos, inclusive para o meu benefício na organização de documentos pessoais que até hoje utilizo as técnicas que aprendi com o mestre. O treinamento incluía até mesmo restauração e conservação de documentos através de processo químico que deixava o documento praticamente novo em folha. Se um documento estiver muito velho e danificado torna-se impossível a sua digitalização, é necessário fazer previamente um trabalho de restauração.

 

O mercado conta hoje com excelentes profissionais autônomos e empresas especializadas em organização de arquivo empresarial. De início podemos ter a impressão que o investimento é alto, mas eu diria que não, materiais e acessórios de arquivo não são tão caros assim e o retorno pelo investimento é líquido e certo. Quantas empresas não são autuadas pelo fisco e pagam pesadas multas em razão de muitos documentos terem sido extraviados ou não encontrados a tempo de exibi-los quando solicitados? Além disso, temos duas leis que tratam do tema, a Lei nº 8.159/91 que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados e a Lei nº 12.682/12 que regulamentou a digitalização de documentos.

O profissional que atua nesse setor irá fazer um mapeamento da documentação da empresa e relatar que tipo de sistema de arquivo é o mais adequado para o seu cliente, quais métodos serão adotados, básicos ou padronizados, sistema direto ou indireto, numérico ou alfabético, que tipos de pastas e caixas serão utilizadas, que tipos de armários e estantes, se há necessidade de ambiente climatizado ou não, o que pode e deve ser digitalizado,  arquivo na nuvem, a divisão de arquivo corrente, intermediário e histórico, o prazo de validade de documentos fiscais, a guarda de jornais e periódicos, pasta de recortes, cromos, filmes, a criação de uma biblioteca para uso dos funcionários e assim por diante.

Muitos empregadores de pequeno e médio não dão a importância devida à gestão documental de suas empresas e desconhecem as técnicas corretas de arquivamento. Conheço até mesmo empresas de grande porte que não contam com um CEDOC apesar de espaço ter de sobra em suas dependências, sendo que um cômodo médio e bem ventilado já seria o suficiente.

No meu entendimento, as empresas que não possuem um CEDOC, cabe ao setor de Recursos Humanos a responsabilidade de convencer o empregador a implantá-lo. O setor de CEDOC, além de guardar e conservar toda documentação fiscal num ambiente limpo e higienizado, esteticamente atrativo e que ofereça segurança para os seus usuários melhorando em muito a produtividade, é o setor que zelará pela preservação da memória e patrimônio histórico daquela empresa. Portanto, com um CEDOC, daremos adeus ao antigo e velho arquivo morto, coisa do passado deixando-o literalmente a comer poeira.