A criação de rotinas, poderosa ferramenta para situações surpresas

O simpático e querido chef de gastronomia Érik Jacquin sempre fala que o cozinheiro não deve colocar a culpa na panela pela comida mal feita. E ele está corretíssimo. Mas essa declaração de Jacquin não se aplica apenas ao setor gastronômico. Podemos fazer uma oportuna analogia em outros diversos setores nos ambientes de trabalho nos quais costumamos culpar a impressora, o HD do computador, a marca de um produto e por aí vai para justificarmos um trabalho mal feito.

O conceito de culpa é uma imputação que se realiza a alguém por uma conduta que criou uma determinada reação. Ou seja, uma pessoa causadora ou motivadora de um ato. Não se pode culpar um amontoado de ferro, paredes ou tijolos ou objetos inanimados. Não faz sentido, no entanto, as pessoas fazem sem mesmo se dar conta disso.

Avançando mais um pouco podemos ver que transferir a culpa para um objeto sem vida é típico de quem costuma jogar a culpa no colega de outro departamento. É apenas um artifício para não assumirmos erros que cometemos. Ora, errar faz parte e é justamente assumindo esses erros que teremos como corrigi-los, saber aonde que erramos, por que erramos e como fazer melhor para não errar mais.

Quantos funcionários deixam de apresentar relatórios e importantes informações entre departamentos alegando que fulano de tal setor não passou os dados a tempo. Isso é um tipo de transferência de culpa. O culpado nesse caso não é quem deixou de passar os dados necessários a tempo, mas quem permitiu que a situação chegasse a esse ponto comprometendo gravemente provisões econômicas/financeiras da empresa.

A caixa de ferramentas de primeiros socorros

Todos nós possuímos uma caixa de ferramentas de primeiros socorros para essas ocasiões. O problema é que muitas pessoas desconhecem essa caixa que acaba ficando empoeirada num canto qualquer da memória. Dentro dela temos diversas ferramentas que podemos usá-las individualmente ou combinadas umas com as outras. São elas: tática, estratégia, criação de rotinas, imaginação, resiliência, improvisação e tantas outras, depende de cada pessoa. Vamos usar uma delas que eu considero uma das mais importantes: a criação de rotinas.

A criação de rotinas

Criar rotinas de trabalho é excelente e necessário. Esportistas criam rotinas, técnicos de futebol, tenistas, enxadristas, etc. Cozinheiros experientes criam rotinas, programadores criam rotinas, músicos, artistas, atores, etc.  A criação de uma rotina de trabalho deve ser elaborada no sentido da prevenção de erros externos que não estamos esperando e que não temos controle sobre eles. Então como criá-las?

Ela deve ser traçada ou mapeada num caderno de anotações no qual serão anotadas todas as situações possíveis e impossíveis que poderão nos pegar de surpresa. Tudo deve ser pensado e anotado, por exemplo: a tinta da impressora que acabou no momento errado, o computador que deu pau, um serviço que teve que ser interrompido por qualquer motivo que seja, o funcionário de outro setor que não passou as informações a tempo de concluir  o forecast ou o budget. Tudo, tudo deve ser pensado e anotado. E para cada situação devemos pensar numa uma solução rápida, tudo deve ter uma resposta para que nada, absolutamente nada nos pegue de surpresa. Deve ser traçado sempre um plano b, c , d e quantos sejam necessários para todas as situações. Dá trabalho? Sem dúvida alguma, mas o resultado vale o preço pago.

Naturalmente que no ambiente de trabalho não vai sobrar tempo livre para elaboração dessa rotina. Ela deve ser elaborada em casa (sim, em casa!), pensada e anotada no caderno de anotações. Na hora que precisar e essa hora vai chegar cedo ou tarde,  uma solução estará às mãos e que resultará na prática o que chamamos de improviso. Mas como já escrevi em outros artigos, o improviso nada mais é do que soluções já pensadas, testadas, anotadas e armazenadas ao longo do tempo. É como pensar como um enxadrista e enxergar 15 a 20 lances lá na frente e já pensar nas soluções antes que elas aconteçam. E vão acontecer, estejamos certos disso.

E claro, a panela não tem culpa alguma mas sim a pessoa que escolheu a panela errada ou perdeu o timing de cozimento daquele alimento. O colega do outro setor não passou as informações a tempo? Sem problemas! Você não vai depender dele porque você já pensou nisso, você saberá o que fazer, saberá como agir simplesmente porque você já criou uma rotina para essa situação. Situações surpresas? Nunca mais!